一旦公司確認搬家日期,行政或人事部門須至少提前一周通知全體員工,最好發個通告或者郵件,并且CC給各部門領導,這是安民告示,另外也把搬遷日期報備給物業。
借此機會讓那些長年把公司當家的員工,好好整理下自己的私人物品,有的貴重、有的私密,也許時間久了,員工自己放在公司里哪些東西都不記得了。如果在搬家的當天,在同事們眾目睽睽下,翻倒出一些自己的私密物品,還是蠻尷尬的。
Tip:建議員工們事先整理,做好斷舍離,該打包的打包,該扔的扔,該送的送,輕裝上陣,所有辦公家具都由使用者本人貼上姓名,搬進新辦公室后便于歸位。
對于放在公共區域的物品,若沒有人認領,一定要盡到通報的義務。如果實在沒有人認領,問過領導后即可以處理。事后若有人問起,也與行政或人事部門無關。
事先關照好IT部門:相關主機,服務器,網線,由他們負責拆除,歸納,打包。以免搬場當天出現機房未進行拆卸、IT員工又一時半會找不到的情況。
財務部的同事則須把各類資料、憑證整理的很好,并分門別類,以免出現單據混亂和丟失情況。
提前通知送水小哥,搬家當天不需要再備水了。否則導致當天送水搬水增加額外工作量。
將辦公家具鑰匙收集起來(包括所有的門鑰匙、抽屜鑰匙、柜子鑰匙及備用鑰匙等),并貼好標簽。
一部分人員提前到達新辦公室做接貨的準備,并指引物品擺放地點;將個人物品放在各自的工位處,公共物品放在之前確定的擺放位置;一部分人員留在原辦公室,指導搬家師傅搬運物品,并對照明細清單做好記錄。
很多公司搬家講究風水,特別是臺企和港企尤其如此。選擇一個搬家的良辰吉日,以及一些重要物品位置的擺放,比如老板桌椅、佛龕神像等。在搬家開始之前,將公司和老板對于風水和習俗上的規矩考慮進去,這是相當重要的。對于佛像的搬運,也有很多儀式上的講究。搬運前需凈手,用紅布蓋上佛像,到新家安置好,須揭掉紅布并禮拜上香。
廣州辦公室裝修后在進行搬遷時,新的辦公室環境中盡管使用了環保材料等環保技術,仍然無法避免會有一些氣味,這時在新的辦公家具及辦公環境中放些茶葉就可以很好的解決這個問題,同時綠化植物的入場,不斷的釋放氧氣,讓辦公環境更加清新。